ゆとり世代の申し子。資産運用、子育て、英語に興味がありがち。

純ジャパ、どうにかTOIEC950点、海外営業担当で悪戦苦闘。海外営業担当者が仕事で使える英文ビジネスメールを絶賛勉強中(紹介中)です。

英語のビジネスメールで使われる「略語」TBDやCOBは何を表す?

こんにちは、ゆとりです。

今の部署に移動して、メールのやりとりが全て英語になりました。その中で、初めのうち戸惑ったのは、突如現れる英語の略語!この単語何だろ?と調べることが何度もありました。

今回はビジネスシーンの英語メールでよく使われる英語の略語表現について備忘ながらまとめたいと思います。

 

◆一般用語かつビジネスシーンでもよく見かける用語

BTW(=By the way)

「ところで」という表現ですね。普段やりとりをしている取引先の人に対してよく使うことがあります。ビジネスシーンだけでなく、一般的なやりとりの中でも見かける表現してだとおもいます。ただし、目上の人に対してや、初めての取引先など重要人物に送るのは控えたほうがよいでしょう。個人的には、略すまでもなくby the wayと書きますが。

 

FYI(=For your information)

「参考までに」という表現です。こちらもビジネスシーン以外でも見かける表現です。メールの文頭に見かけることはなく、本題についての記述があったのちに、FYI〜という形で情報を付加する際に使います。

 

◆ビジネスシーンにおいてよく見かける略語

TBD(=To be decided)

「まだ未定」という表現です。私はこれは本当によく使います。例えば、お客様への提案書の中に納期を盛り込みたい場合。詳細な仕様が決まっておらず、納期算定できない場合には納期の欄に「Leadtime:TBD」と記載します。使い勝手が良いですね。

 

BAFO(=Best And Final Offer)

「最終提案価格」という表現です。これは海外営業あるある、かもしれないです。お客様へ何度も価格提案をしている中で、あるとき「BAFOを出してください」と言われることがあるとおもいます。それは最も競争力のある最終的な価格を教えてください、というサインです。これがくると緊張します。

 

COB(=Close of Business)

「終業時間」という表現です。私がこの表現を初めて見たのは、見積もりの依頼をされた時でした。この見積もりは17日のCOBまでに返事をください、と言われ「?」という感じだったのですが、17日の営業時間中に連絡ください、ってことでした。

 

 

実は私が常日毎やりとりしているのはインドや東南アジアの人が多いです。習慣なのか分からないですが、略語や主語を抜かした表現を使うことが多くあり、本当に要件のみしか書かれていないメールも多数… 今後、ますます略語ストックが増えると思うので、記事も更新していきます。

英語のビジネスメールで使えるスマートな結びや締め

こんにちは、ゆとりです。

英文のビジネスメールを書く上で、どのように締めくくるべきか、悩むことがあると思います。日本語であれば「何卒よろしくお願いいたします」と使い勝手の良いセンテンスがありますが、英語にはありません。今回は、私が英文メールを書くときに一言添える文章をご紹介したいと思います。

 

◾️感想お待ちしています。

I am looking forward to hearing your feedback.

「フィードバックお待ちしております」という表現です。仕事柄、お客様に見積り提案やサービス提案をすることが多いため、こちらから情報を送った時によく使います。

 

Please let me know what you think.

「どう思ったか教えてください(=ご意見お待ちしております)」という表現です。割と直接的な表現ですが、同じく提案をした際によく使います。

 

◾️ご理解頂きありがとうございます。

Thank you for your kind understanding.

特にお客様の期待に添えない場合に使います。何か依頼をされ、残念ながら希望を満たせない場合に、一言付け加えています。日本語に直すとしたら「ご了承ください」みたいなものですね。

 

◾️(依頼の件)どうぞよろしくお願いします。

Thank you in advance.

こちらも英語独特の表現かもしれないですが「in advance(=事前に)」を使うことで、とても使いやすい表現になります。例えば日程調整の時などに、空いている日にちを教えてください、「Thank you in advance.」と付け加えて使っています。

 

◾️ご不明点等あればお問い合わせてください

いくつも表現の仕方があるので別のページでまとめました。

 

www.working-yutori-girl.tokyo

 

以上、最後の締めくくりも美しい英文メールを作成していきましょう。

 

「はじめまして」を英語のメールで伝えるには?

こんにちは、ゆとりです。

今日は、ビジネスメールで初対面の人に連絡を送るときの文面についてご紹介したいと思います。私の取引先は既存お客様が多いためあまり多くないですが、それでも社内の別の部署の人を紹介してもらうなど、初対面の挨拶に出くわすことがあります。初めての人に英語で連絡をする際に、どのようなフォーマットでメールを作成しているのかご紹介します。

 

◾️宛先

Dear (名前)〜

私がオススメするのはDearです。Mr.やMs.を紹介しているサイトもありますが、Dearならば性別関係なく使えるのがポイント。外国の人の名前だと、名前だけでは男女が判定できないことがあるのでDearを使っています。何度かやりとりを重ねる仲になったらHello, (名前)から初めても失礼には当たりません。日本人とのやりとりに慣れている人だと「〇〇 -san」と送ってきてくれる人もいます。

 

◾️「はじめまして」の言葉

日本語だとまずは「初めまして」の一言が入りますね。しかしながら、英語にはそれに該当する言葉(特にメールで表現できる文章)がありません。直接会う相手であれば、ご存知の通り「Nice to meet you(直訳:あなたに会えて嬉しいです)」が使えますが、メールでは不適切。そのため、何も書かなくて大丈夫です。強いて書くのであれば「Nice to e-meet you.」(直訳:オンライン上で会えて嬉しいです)を入れましょう。あまり使っているのを見かけたことはありませんが…

 

◾️自己紹介をする 

まずは自分が誰なのかを記載します。

My name is (名前) from(会社名) 

これだけでも伝わるので大丈夫です。もう少し情報を付け加えるとすると、

I am in charge of 〇〇〜

「〇〇の担当をしています。)

〇〇 introduced me to contact you.

「〇〇の紹介で連絡しました」

などの表現が使えます。

 

 ◾️要件を書く

自己紹介が終わったら、さっそく要件をかきます。

何かを紹介したいかや何か教えて欲しいのか、目的をズバリ簡潔に一文で分かるように記載します。

 

I am writing to introduce you〜(あなたに〜を紹介するために書いています)

I would like to ask you ~(あなたに〜についてお伺いしたいです)

I am contacting you because〜(〜なので、あなたに連絡をしました)

I would like to share〜(〜について共有したいと思います)

 

この辺りは初対面のメールだけでなくても使えますね。

一発目のメールを記載する時などは、何の要件について連絡しているか、が分かるようにして文章を作りましょう。

 

Dear 〇〇,

My name is 〇〇 from ×× company.

I am writing this email to provide you information about〜

 

私はよくこんな感じで始めます。

「何か不明な点がございましたら〜」を英語のメールで表現すると…ニュアンスの違いは?

こんにちは、働くゆとりです。

今日もいつも通り、海外にいる顔が見えないお客様へメールを返信するところから1日が始まります。分からない単語や表現は逐一辞書で調べて、せっせと返信します。

 

今日は文末の決まり文句?とも言える「何か不明な点がございましたら、お問い合わせください」という文章について。ビジネスシーンで英語のメールを書くときは、どう表現するのがベストか、まとめてみました。微妙なニュアンスの違いがあるので、私がどのような場面で使っているかもお伝えします。

 

◼︎基本的な表現

If you have any questions, please feel free to let me know.

最も基本的な表現だと思います。前半は「もし質問があれば〜」と訳し、後半は「feel free」を使って、遠慮なく言ってね!という表現になります。私の場合は、こちらから情報を送った場合などに、単純に「分からないことがあれば連絡してね!」ということを伝えるために使います。

 

◼︎協力を働きかける場合

If there is anything I can help you with, please do not hesitate to contact us.

前半は「何か力になれることがあれば〜」という表現に代わります。そのため、何か相手に依頼する場合や相手に稼働がかかる場合などに一言添えると良いと思います。例えば私の場合は、お客様へ提案書を送って社内で検討してもらう場合などに使います。

 

◼︎軽く伝えたい場合

Please feel free to contact us for any inquiries.

割とライトな表現です。Inquiries自体が軽微なお問い合わせ、というイメージの単語なので日本語に直すと「何かあれば言ってくださいね〜」というイメージです。

 

◼︎最もビジネス的な表現

Should you have any questions, please do not hesitate to contact us.

最後に最もビジネス風な表現です。日本語に直訳すると「もし質問があれば〜」となりますが、一番かたく、かしこまった表現です。ビジネスの場面にて、間違いないのはこの表現です。私は初めて会った相手や、敬語を使いたい相手などには、この表現を使っています。

 

以上、微妙な表現の違いがありますので、時と場合に合わせて使えるようになりたいと思います。

「返事が遅れてごめん」を英語のメールで書くと…ニュアンスの違いは?

こんにちは、働くゆとりです。

毎日英語メールを作成するのですが、よく使うのが「返事が遅れてごめん」というフレーズです(仕事が遅いのがバレますね…)

 

英語には敬語がないと言われますが、丁寧な言い方は存在します。いくつか言い回しがあるので、相手先や場合によって使い分けられたら良いと思います。微妙にニュアンスが異なるので、私がどのような場面で使っているかを合わせて紹介します。

 

◆最も基本的なフレーズ

I'm sorry for the late reply.

Sorry for my late reply.

こちらは最もベーシックな表現です。

私は日常的にメールのやり取りをする取引先への返信が遅れてしまった場合に使います。対等な関係の相手に使う場合には、これで問題ないと思います。

 

◆Delayという単語を使う場合

Sorry for the delayed response.

I am sorry for the delay in my response.

こちらも同様にベーシックな表現と言えるでしょう。同じ単語を何度も使うのはスマートな表現ではないため、上の表現を言い換えたい場合などに使っています。

 

◆やや丁寧に「謝罪」する場合 

My apologies for the late response.

I apologies for taking so long to get back to you.

「Apology」という単語を使うと少し丁寧な表現になります。日本語で言うと「ごめんなさい」が「謝罪」になるようなイメージです。営業場面や取引先の上司が宛先の場合などは、この表現を使うようにしています。また、フランクな相手でも重要なミスを犯してしまった場合などは、Apologyを使うのが適切でしょう。「大変申し訳ございません」と誇張する場合は、I sincerly apologies〜と表現することもできます。

 

◆少しオシャレ?に伝える場合

I am sorry that I could not get back to you sooner.

直訳すると「より早く返事をしなくてごめんね」という表現になります。日本語に直すと遠回りな表現となりますが、soonerという単語を使うことで少し小洒落たイメージです(あくまで私の所感…)

 

ビジネスの場面において英語のメールを書く人には参考になる表現かと思います。場面や相手によって使い分けてみてください。

 

※私もまだまだ勉強中の身です。誤記や違った解説がされていましたら、お手数ですがコメントよりお知らせをいただけますと助かります。

このブログについて

初めまして、ブログをご覧いただきありがとうございます。働くゆとりと申します。

 

私は、生まれも育ちも日本。

両親も生粋の日本人で、幼少期の海外との関わりと言ったら、テレビで見るニュースやALTの先生という環境で育ちました。

そんな私でも、今はTOEICでは950点をとり、海外営業担当として海外のお客様からのメールや電話に応答する日々。

このブログでは、英語の勉強をしている人や、海外のお客様を相手にしている人に役立つ話を書いていけたらと思います。

 

まず、私のこれまでの英語の遍歴についてご紹介します。 

 

◆幼少期〜小学校

日本のとある地方で生まれ、同じ土地で育ちました。周りに外国人の人がいるわけでもなく、海外との関わりはほぼゼロ。小学校で初めてオーストラリアに海外旅行に行きました。

 

◆中学校〜高校

授業で英語が始まりました。私は好きでしたが、それ以上でもそれ以下でもなく。高校で私はアメリカへ2週間のホームステイに行きます。書けること、読めることと話せることは違う、という当たり前のことに気づきます。また、英語を使うことは好きだけども、英語自体を学びたい訳ではないと気づき、大学は語学科ではなく英語を使って学べるところが良いと思ったのでした。わずか2週間では話せるようになることもなく、帰国後の受験勉強で基礎力(単語量)をつけました。

 

◆大学

私立文系の4年制大学へ。入学時点のTOEICは730点、受験英語の限界です。経済学部で国際経済を学びました。とは言っても授業はほどほど。初年度の春休みに約2ヶ月間の海外ボランティアへ行ったことが私の英語スキルの転換点です。要はショック療法なのですが、約2ヶ月、日本人がいない場所で、海外の同世代の人間と寝食共にすることで最低限の会話、伝えることができるようになりました。後から考えれば受験英語の土台があったからこそ、単語でつまづくことはあまりなく、私にとっては話すことのトレーニングになりました。その後、大学最終学年での海外滞在経験を忘れないうちに受験したTOEICは860点。

 

◆社会人

新卒で入社した会社は超ドメスティック。今後の海外展開を期待して入社しました。初めの5年間は国内サービスに従事したため英語に触れる機会はほぼ無し。6年目に念願の海外事業部へ異動しました。今は、海外のお客様向けの営業担当のため、日々の顧客とのコミュニケーションは英語。ほぼメールが中心のやりとりですが、たまに電話会議があることも。最低限のコミュニケーションが取れる英語から、正しく伝える英語を学ぶ良い機会と捉えています。直近のTOEICでは、海外ドラマで耳を慣らした甲斐もあってか、950点までたどり着きました。